Google Keep: Οργανώστε την καθημερινή σας ζωή έξυπνα και εύκολα

Η σύγχρονη ζωή απαιτεί από εμάς συνεχή προσοχή, οργάνωση και τάξη. Ερχόμαστε καθημερινά μπροστά σε γεγονότα και καταστάσεις που πρέπει να μπορούμε να ανταποκριθούμε άμεσα και αποτελεσματικά. Υπενθυμίσεις, σημειώσεις, κωδικοί, διευθύνσεις, τηλέφωνα, επαφές, λίστες κ.α. μπορούν να γίνουν ένας εφιάλτης αν δεν οργανωθούν σωστά και αν δεν μπορούν να είναι προσβάσιμα άμεσα την ώρα που τα χρειάζεσαι. Αυτή είναι η δουλειά που κάνει για εμάς το Google Keep, μια σχετικά νέα cloud εφαρμογή που έχει δημιουργήσει η Google και που μπορεί να γίνει ένας πολύτιμος βοηθός μας στην οργάνωση του καθημερινού και επαγγελματικού μας χάους.

Το Google Keep είναι μια online εφαρμογή για να σημειώσεις κάτι άμεσα και να το έχεις διαθέσιμο όποτε το χρειαστείς. Δεν μένει μόνο στις γραπτές σημειώσεις αλλά έχει τη δυνατότητα να είναι ένας γρήγορος ηχογραφέας και να αποθηκεύει φωτογραφίες με σχόλια.

Ας δούμε πώς το παρουσιάζει η Google και ας δούμε κάποιες ιδέες για την αξιοποίηση των δυνατοτήτων του.

 

 

Καταγράψτε τις σκέψεις σας
• Προσθέστε σημειώσεις, λίστες και φωτογραφίες στο Google Keep. Σας πιέζει ο χρόνος; Καταγράψτε μια φωνητική υπενθύμιση και το Keep θα τη μεταγράψει, έτσι ώστε να μπορείτε να την εντοπίσετε εύκολα αργότερα.


  • Μιλάτε με κάποιον στο τηλέφωνο και σας δίνει μια πληροφορία, ένα όνομα, έναν τηλεφωνικό αριθμό, μια διεύθυνση που πρέπει να αποθηκεύσετε άμεσα.
  • Είστε στο δρόμο και σκέφτεστε κάτι που πρέπει να κάνετε τις αμέσως επόμενες ημέρες και θέλετε να μην το ξεχάσετε.
  • Έχετε μια λίστα με εργασίες ή ψώνια που πρέπει να γίνουν στις επόμενες ημέρες και πρέπει να τη συμπληρώνετε με νέα στοιχεία κάθε φορά που θα θυμάστε κάτι που σας χρειάζεται.
  • Είστε σε μια δημόσια υπηρεσία και δεν θυμάστε το ΑΜΚΑ σας, το ΑΦΜ σας, τον αριθμό παροχής της ΔΕΗ, αριθμούς ασφαλιστικών συμβολαίων, λογαριασμούς τραπέζης, IBAN κ.α.
  • Είστε μπροστά σε μια βιτρίνα και βλέπετε μια συσκευή, ένα τηλέφωνο, ένα ρούχο που θα θέλατε να το δείξετε σε κάποιον άλλον για να ζητήσετε τη γνώμη του πριν το αγοράσετε.

Αυτές είναι λίγες από τις περιπτώσεις που μπορεί το Google Keep να σας “σώσει”. Ανοίξτε το από την app εφαρμογή του μέσα από το κινητό ή το tablet σας και καταγράψτε με κείμενο, ήχο ή εικόνα αυτό που θέλετε να θυμηθείτε ή ανοίξτε την εφαρμογή και δείτε αυτό το σημείωμα με τα στοιχεία που ήδη έχετε αποθηκεύσει για να τα  χρησιμοποιήσετε. Μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα θα μπορείτε να κάνετε τη δουλειά σας και να μη “χαθείτε”.

 

Μοιραστείτε τις ιδέες σας με τους φίλους και την οικογένειά σας
• Σχεδιάστε εύκολα ένα πάρτι έκπληξη, με την κοινή χρήση σημειώσεων στο Keep με άλλους χρήστες και τη συνεργασία μαζί τους σε πραγματικό χρόνο.


Το Google Keep είναι συνδεδεμένο με τον Google λογαριασμό σας και αν οι φίλοι σας έχουν και αυτοί gmail ή έναν google λογαριασμό μπορείτε να μοιραστείτε τις σημειώσεις σας και να συνεργαστείτε μαζί τους. Εφόσον το Google Keep είναι μια cloud εφαρμογή και συνδέεται με τον αποθηκευτικό χώρο του Google Drive σας μπορείτε να έχετε πρόσβαση από κάθε συσκευή με την οποία συνδέεστε και να χρησιμοποιείτε τις κοινές σας σημειώσεις.

Ας δούμε κάποια βασικά παραδείγματα:

  • Εργάζεστε σε ένα τμήμα με άλλους συνεργάτες και πρέπει να ετοιμάσετε από κοινού μια λίστα με αγορές και προμήθειες. Κάντε μια λίστα σημειώσεων στο Google Keep, μοιραστείτε την με τους συνεργάτες σας και καταγράψτε ο καθένας τις ανάγκες του. Όταν ο υπεύθυνος θα πάει για αγορές θα μπορεί να δει ό,τι έχει καταγραφεί και θα κάνει τη δουλειά του σωστά. Δεν χρειάζονται emails, SMS, τηλέφωνα, γραπτά σημειώματα που κάνουν τη ζωή μας δύσκολη. Με το Google Keep συνεργαζόμαστε ο καθένας στο δικό του χρόνο και δεν ξεχνάμε τίποτα.
  • Ετοιμάζεις τα οικογενειακά ψώνια και θέλεις να γνωρίζεις τι χρειάζονται τα μέλη της οικογένειάς σου. Κάνε μια λίστα από την αρχή της εβδομάδας, μοίρασέ την στα μέλη της οικογένειάς σου και πες του να καταγράψουν ότι θυμούνται κατά τη διάρκεια της εβδομάδας. Πριν πας για τις αγορές, κλείδωσε τη λίστα για να μη γίνουν αλλαγές και αγόρασε αυτά που και οι υπόλοιποι έχουν καταγράψει.

 

Η σωστή σημείωση, τη σωστή στιγμή
• Θέλετε να θυμηθείτε να πάρετε κάτι από το σούπερ μάρκετ; Λάβετε υπενθύμιση βάσει τοποθεσίας, έτσι ώστε να εμφανιστεί η λίστα με τα ψώνια, ακριβώς τη στιγμή που βρίσκεστε κοντά στο κατάστημα. Προσθέστε επαναλαμβανόμενες υπενθυμίσεις για να μην παραμελείτε ποτέ τις τακτικές υποχρεώσεις σας.

 

Οι σημειώσεις συνδέονται με υπενθυμίσεις που είτε έχουν να κάνουν με τον χρόνο είτε και με τον… χώρο. Κάποιες από τις σημειώσεις σας δεν είναι μόνο για 1 φορά αλλά τις χρειάζεστε είτε για κάποια συγκεκριμένη στιγμή είτε για να σας γίνεται η υπενθύμισή τους με μια περιοδικότητα είτε ακόμα και όταν είστε στον συγκεκριμένο χώρο ο οποίος συνδέεται με αυτό που έχετε καταγράψει για να θυμηθείτε.

Για παράδειγμα πρέπει να κάνετε μια ορισμένη εργασία κάθε τέλος της εβδομάδας πριν φύγετε από το χώρο εργασίας ή να κάνετε μια εργασία σε μια συγκεκριμένη ημέρα. Σημειώστε ό,τι θέλετε, βάλτε από τη λειτουργία της υπενθύμισης που έχει κάθε σημείωση στο Google Keep, την ημέρα που θέλετε να σας γίνει αυτόματη υπενθύμιση, προγραμματίστε αν είναι ανάγκη την περιοδικότητα με την οποία θέλετε να σας γίνεται η υπενθύμιση και θα έχετε πλέον το Google Keep για να φροντίζει αυτό που μπορεί να ξεχάσετε στο άγχος και στη βιασύνη της καθημερινότητας.

Σημαντική είναι και η λειτουργία του Google Keep με την υπενθύμιση που γίνεται σε διάφορες τοποθεσίες. Αν έχετε ενεργοποιήσει τη λειτουργία της τοποθεσίας μπορείτε να έχετε υπενθυμίσεις και όταν βρίσκετε δίπλα ή μέσα σε έναν χώρο που έχετε συνδέσει με τη σημείωση. Για να κάνει το Google Keep πιο εύκολη τη δουλειά σας βάζει ως επιλογές στις υπενθυμίσεις κάθε σημείωσης τις δύο κύριες τοποθεσίες που έχετε δηλώσει στο λογαριασμό της Google, την οικία σας και τη διεύθυνση εργασίας σας.

 

 

Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη λειτουργία; Αν θυμηθείτε κάτι στο σπίτι και θέλετε όταν πάτε στη δουλειά την επόμενη ημέρα να μην το ξεχάσετε, ανοίξτε το Google Keep, γράψτε γρήγορα αυτό που δεν θέλετε να ξεχάσετε, βάλτε από τις υπενθυμίσεις τη διεύθυνση εργασίας σας και την επόμενη ημέρα όταν πάτε στη δουλειά, η υπενθύμιση θα ανοίξει αυτόματα στο κινητό σας.

Άλλο παράδειγμα χρήσης είναι όταν θέλετε να αγοράσετε κάτι που δεν είναι πολύ επείγον από ένα κατάστημα μέσα στις επόμενες ημέρες αλλά συνήθως το ξεχνάτε ακόμα κι αν περνάτε από εκεί κοντά. Μπορείτε να βάλετε στη σημείωση ως υπενθύμιση τη διεύθυνση του καταστήματος και το Google Keep θα σας το υπενθυμίσει αυτόματα όταν περάσετε δίπλα από αυτό το κατάστημα. Το ίδιο μπορεί να γίνει και όταν επισκεφθείτε το super market όπου μπορεί να βάλετε στην υπενθύμιση για να μη ξεχάσετε να αγοράσετε κάτι που είδατε ότι λείπει από το σπίτι σας αλλά φοβάστε ότι μπορεί να το ξεχάσετε την επόμενη φορά που θα πάτε για ψώνια.

Πάντα στη διάθεσή σας
• Το Keep λειτουργεί στο τηλέφωνο, το tablet, τον υπολογιστή και τις wearable συσκευές Android. Οτιδήποτε προσθέτετε, συγχρονίζεται σε όλες τις συσκευές σας, έτσι ώστε οι σκέψεις σας να σας ακολουθούν παντού.

Μια από τις πιο σημαντικές λειτουργίες του Google Keep είναι ότι μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε από όποια συσκευή θέλετε στο συγκεκριμένο λογαριασμό google που έχετε. Γράψτε τις σημειώσεις σας από όποια συσκευή έχετε διαθέσιμη ή είναι πιο εύχρηστη για εσάς και δείτε την όποτε τη χρειαστείτε από οποιαδήποτε άλλη συσκευή έχετε πρόσβαση στο λογαριασμό σας.  Ο συγχρονισμός είναι άμεσος και αυτόματος σε όλες τις συσκευές.

Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για το να χάσετε τις σημειώσεις σας αν πάθει ζημιά κάποια συσκευή σας. Εσείς συνεχίζετε να έχετε πρόσβαση σε όλες τις σημειώσεις σας εφόσον είναι στο Cloud.

Μικρά Tips

  • Επισημάνετε με χρώμα τις σημειώσεις σας για να τις οργανώσετε γρήγορα και να συνεχίσετε με τις υπόλοιπες εργασίες σας. Εάν θέλετε να εντοπίσετε κάτι που αποθηκεύσατε, μπορείτε να το βρείτε με μια απλή αναζήτηση.
  • Οργανώστε τις σημειώσεις σας προσθέτοντας ετικέτες. Οι ετικέτες είναι εύκολα προσβάσιμες από το κύριο μενού
  • Αρχειοθετήστε τις σημειώσεις που δεν σας χρειάζονται άμεσα αλλά δεν θέλετε να βρίσκονται μαζί με σημειώσεις που χρειάζεστε τακτικά. Δεν χρειάζεται να τις σβήσετε. Αν κάποια στιγμή θέλετε να δείτε ξανά τη σημείωση επιλέξτε από το μενού να πάτε στο Αρχείο και θα μπορείτε να τη δείτε ξανά.
  • Χρησιμοποιήστε το εικονίδιο του σχεδιασμού όταν θέλετε να κάνετε ένα σχέδιο.

Αρνητικό:

Κάτι που εντόπισα και το ζήτησα να προστεθεί αλλά έως τώρα δεν είναι διαθέσιμο είναι να μπορεί κάποιος να κάνει αναίρεση σε μια σημείωση και να επαναφέρει κείμενο που το έχει αλλάξει κατά λάθος, όπως συμβαίνει στα Google Docs. Η αναίρεση γίνεται μόνο στη στιγμή που κάνεις κάποια αλλαγή. Όταν κλείσεις τη σημείωση δεν έχεις τη δυνατότητα να επαναφέρεις προηγούμενο κείμενο. Είναι μια αναγκαία λειτουργία που θα κάνει το Google Keep ακόμα πιο παραγωγικό. Έως τότε προσέξτε όταν κάνετε αλλαγές στις σημειώσεις. Πριν κλείσετε τη σημείωση σιγουρευτείτε ότι δεν σβήσατε κάτι που σας ήταν απαραίτητο.

Διαθέσιμο παντού

Δοκιμάστε το Google Keep στον ιστό, στη διεύθυνση http://keep.google.com και στο τηλέφωνό ή το tablet σας Android, κατεβάζοντας την εφαρμογή στη διεύθυνση http://g.co/keep.


Μάθετε περισσότερα για το Google Keep και τις εφαρμογές smartphone που χρειάζεται ο σύγχρονος επαγγελματίας στο ειδικό σεμινάριο που κάνουμε στο seminaria.pro

Σάκης Κουκουβής

https://gr.linkedin.com/in/sakiskoukouvis

Φτιάξε την ομάδα σου και επωφελήσου της έκπτωσης!

Φτιάξε τη δική σου ομάδα και έλα με τους δικούς σου φίλους ή συναδέλφους να παρακολουθήσεις το σεμινάριο της επιλογής σου. Για συμμετοχή 2ου, 3ου, 4ου ή και 5ου ατόμου η έκπτωση αντιστοίχως είναι 20%, 30%, 40% και 50% ανά συμμετέχοντα!

Όλα τα σεμινάρια του SEMINARIA.pro κοστίζουν 30 ευρώ/ώρα.

Χρήσιμα άρθρα και ειδήσεις από το χώρο της τεχνολογίας

Σχετικά με μας

Θέλω να συμμετέχω!

Ακολουθήστε μας